Tuần 31 – Phong cách ngôn ngữ hành chính

I – KIẾN THỨC CƠ BẢN CẦN NẮM VỮNG

1. Ngôn ngữ hành chính

– Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ dùng trong các vãn bản hành chính để giao tiếp trong phạm vi các cơ quan nhà nước hay các tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế… (gọi chung là cơ quan), hoặc giữa cơ quan với cá nhân, hay giữa các cá nhân với nhau trên cơ sở pháp lí.

– Phong cách ngôn ngữ hành chính có ba đặc trưng cơ bản: tính khuôn mẫu, tính minh xác và tính công vụ.

Các loại văn bản hành chính đều có một số đặc điểm tiêu biểu về ngôn ngữ như sau:

– Về cách trình bày: Các văn bản đều được soạn thảo theo một kết cấu thống nhất. Mỗi văn bản thường có ba phần theo một khuôn mẫu nhất định, (xem mục II. 1)

– Về từ ngữ: Có một lớp từ ngữ hành chính được dùng với tần số cao: Ví dụ: căn cứ…, được sự uỷ nhiệm của…., tại công văn số…, nay quá trình, chịu quyết định, chịu trách nhiệm thi hành, có hiệu lực từ ngày… xin cam đoan…

– Về kiểu câu: Có những văn bản tuy dài nhưng chỉ là kết cấu của một câu. Ví dụ: Chính phủ căn cứ., quyết định: điều 1, 2, 3,… Một số ý quan trọng thường được tách ra và xuống dòng, viết hoa đầu dòng.

2. Đặc trưng của phong cách ngôn ngữ hành chính

Qua các văn bản trong các ví dụ ở mục I. có thể thấy phong cách ngôn ngữ hành chính có ba đặc trưng cơ bản: tính khuôn mẫu, tính minh xác và tính công vụ.

a) Tính khuôn mẫu

Tính khuôn mẫu của phong cách ngôn ngữ hành chính thể hiện ở kết cấu văn bản thống nhất, thường gồm ba phần:

– Phần đầu thường gồm những nội dung sau:

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

+ Tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản: Chính phủ, Uỷ ban nhân dân, Bộ, Sở, Trường, Ban chấp hành Đoàn TNCS Hồ Chí Minh… Dưới đó là số hiệu văn bản:

+ Địa điểm: Thời gian ban hành văn bản.

+ Tên văn bản: Ví dụ: Thông tư về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Đơn xin chuyển hộ khẩu,…

+ Nếu là đơn, công văn, báo cáo, tường trình,., thì phải ghi tên người hoặc cơ quan tiếp nhận.

– Phần chính: nội dung chính của vãn bản

– Phần cuối:

+ Địa điểm, ngày… tháng… năm… (nếu không đặt ở phần đầu)

+ Chữ kí và dấu (nếu có thẩm quyền)

+ Nơi nhận (nếu là văn bản của cơ quan)

Kết cấu trên đây tuy có "xê xích" ít nhiều ở các loại văn bản hành chính, nhưng nhìn chung đều mang tính khuôn mẫu thống nhất. Biểu hiện rõ nhất tính khuôn mẫu và nhiều loại văn bản có mẫu chung, được in sẵn. Khi dùng, người ta chỉ cần điền nội dung cụ thể: Ví dụ: Giấy khai sinh, hợp đồng,….

b) Tính minh xác

Văn bản hành chính là văn bản được viết ra chủ yếu để thực thi, do vậy cần phải rất minh xác. Mỗi từ chỉ có một nghĩa, mỗi câu chỉ có một ý. Văn bản hành chính không dùng các phép tu từ.hoặc biểu đạt hàm ý.

Mặt khác, ngôn từ trong văn bản hành chính là chứng tích pháp lí, nên không thể tuỳ tiện xoá bỏ, thay đổi, sửa chữa. Các văn bản hành chính đòi hỏi sự chính xác đến từng dấu chấm, dấu phẩy; đối với các văn bản nhà nước thì cần chính xác cả về thời gian mà văn bản có hiệu lực, cả chữ kí của người ban hành văn bản,… Nội dung của văn bản hành chính được soạn thảo theo các căn cứ pháp lí rõ ràng và thường được trình bày minh bạch thành các điều khoản, chương mục lớn, nhỏ để người tiếp nhận lĩnh hội được chính xác và thi hành nghiêm túc.

c) Tính công vụ

Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ dùng trong giao tiếp công vụ, do vậy những biểu đạt tình cảm của cá nhân bị hạn chế ở mức tối đa. Các từ ngữ biểu cảm nếu dùng cũng chỉ có tính ước lệ, khuôn mẫu, ví dụ: kính chuyển, kính mong, trân trọng kính gửi,… Trong đơn từ của cá nhân khi muốn trình bày sự việc, người ta chú trọng đến những từ ngữ biểu ý hơn là biểu cảm. Ví dụ, trong đơn xin phép nghỉ học của học sinh gửi thầy chủ nhiệm lớp hay thầy hiệu trưởng thì lời xác nhận của cha mẹ hoặc cơ sở y tế có giá trị hơn là những lời trình bày có cảm xúc để được thông cảm.

Cũng để đảm bảo tính công vụ, từ ngữ trong văn bản hành chính là lớp từ ngữ toàn dân, không dùng từ địa phương, từ khẩu ngữ; trong khi đó lớp từ ngữ hành chính được dùng với tần số cao.

Ba đặc trưng tính khuôn mẫu, tính minh xác, tính công vụ cho thấy phong cách ngôn ngữ hành chính khác với các phong cách ngôn ngữ khác.

II – HƯỚNG DẪN LUYỆN TẬP

1. Một số loại văn bản hành chính thường liên quan đến công việc học tập trong nhà trường: Đơn xin nghỉ học, Đơn xin nhập học, Đơn xin làm thẻ thư viện, Quyết định khen thưởng,…

2. Những đặc điểm tiêu biểu về trình bày văn bản, về từ ngữ, kiểu câu của văn bản hành chính (SGK, tr.172).

Gợi ý:

– Về cách trình bày: Văn bản được soạn thảo theo một kết cấu thống nhất gồm có ba phần theo một khuôn mẫu nhất định.

– Về từ ngữ: Có sử dụng lớp từ ngữ hành chính được dùng với tần số cao: Căn cứ, Nghị định, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lí Nhà nước,…

– Về kiểu câu: văn bản tuy dài nhưng chỉ là kết cấu của một câu, song được ngắt dòng, ngắt ý và đánh số rõ ràng, mạch lạc {Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 2 – 3 – 1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lí Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

[…]

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Trung học phổ thông)

3. Để ghi biên bản một cuộc họp theo phong cách ngôn ngữ hành chính, hãy tham khảo văn bản sau:

Trường THPT Thành Công

Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

BIÊN BẢN SINH HOẠT CHI ĐOÀN

Chi đội 12D, tuần: 6

Thời gian: 10 giờ, ngày 7 tháng 10 năm 2005

Địa điểm: Phòng học lớp 12D

Thành phần tham dự: 45 bạn đoàn viên chi đoàn 12D

Đại biểu: Ngô Ngọc Hoa – Bí thư Đoàn trường.

Chủ toạ: Lê Ngọc Vân

Thư kí: Phan Ngọc Linh

Nội dung sinh hoạt

1. Bạn Lê Ngọc Vân thay mặt BCH Đoàn đánh giá hoạt động của chi đoàn trong tuần qua.

– Về học tập:

+ Toàn chi đoàn học tập chăm chỉ.

+ Vẫn còn một sô’ bạn nói chuyện riêng trong giờ học môn Tiếng Anh, môn Địa lí.

– Về nề nếp, vê sinh môi trường:

+ Nhìn chung chi đoàn thực hiện tốt quy định của nhà trường về nề nếp, vệ sinh môi trường.

+ vẫn còn hiện tượng không mặc đồng phục, ăn mặc chưa chỉnh tề.

2. Ý kiến của các bạn tham dự họp:

– Nguyễn Hà Liên: Phê bình một số bạn cán sự lớp chưa nghiêm túc trong kỉ luật.

– Mai Thanh Loan: Cả tập thể cần chăm chỉ học tập để chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam.

3. Phát biểu của đại biểu Ngô Ngọc Hoa:

– Biểu dương sự cố gắng của chi đoàn 12D.

– Tán thành ý kiến tổ chức tháng thi đua học tập chào mừng Ngày Nhà giáo

Việt Nam.

4. Bạn Lê Ngọc Vân phổ biến công tác Đoàn tuần tới. Buổi sinh hoạt chi đoàn kết thúc vào hồi 10 giờ 15 phút.

Chủ tọa Thư kí

Lê Ngọc Vân Phan Ngọc Linh

Mai Thu